期货交易的含义和基本特征
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采購成本控制體系完善采購管理
字號:T|T 2013年02月18日18:13     企管網
  • 采購成本是企業進行采購工作所發生的各種相關費用,它包括資金占用成本、物流或運輸成本、管理成本以及庫存維持成本和因采購不及時帶來的缺貸成本。

1、構建采購成本控制體系的意義

采購成本是企業進行采購工作所發生的各種相關費用,它包括資金占用成本、物流或運輸成本、管理成本以及庫存維持成本和因采購不及時帶來的缺貸成本。雖然不同企業的產品成本構成差異較大,但采購成本都占較大的比重,大約30%~90%企業應當對采購環節諸要素進行科學規范和有效管理,在保證產品質量的前提下,找出并減少不必要的成本成分,構建采購成本控制體系,通過確定最優“性價比”進行采購決策,實現減少采購支出、提高采購效率、擴展利潤空間、提升經濟效益的目的。

2、構建采購成本控制約束體系,規范采購行為

(1)計劃管理:在保證無計劃不允許采購的前提下,以“完整、準確、及時”為原則,參照生產計劃、原始統計數據、消耗定額及其它內部資源制定采購計劃,充分發揮計劃的指導作用。

(2)采購管理:以質量和效益為中心、堅持“四比”(質量、價格、服務、資信)、“三公開”(產品明細、廠家報價、采購結果)、“兩必須”(貨比多家、簽訂合同)、“一到底”(誰采購誰負責到底),做到采購程序公開、廠家參與機會平等、競爭有序。

(3)合同管理:①建立合同簽訂標準和審批程序,確定合同審查機制,避免合同欺詐。②對合同執行的時間、成本、質量情況進行追蹤管理,對合同變更和變化進行有效控制。③及時總結合同完成后的執行效率和供貨商的總體表現,為以后的采購決策提供依據。

(4)到貨驗收制度:凡是采購的物資必須經檢驗和驗收合格后,方可投入生產。物資驗收堅持質量優先和“責任追究下移”、“連帶責任上推”原則,保證每一級人員能夠認真負責、嚴格把關,杜絕由于物資采購質量引發生產事故的產生。

(5)供應商考核評估方法:①實行準入制度,嚴格供應商資格審查。②建立科學的供應商績效評估體系,通過質量、價格、交貨期、服務等基本評估要素定期進行綜合考評,淘汰績效較差供應商,③與評估為A級的供應商建立長期的雙贏合作伙伴關系,實施供應商激勵機制,促進供需雙方良性循環。

(6)資金與核算辦法:①加強資金管理,合理分配資金用途,防止有限資金被分散,提高資金利用率。②嚴格成本項目核算,進行獎懲控制,形成動力機制。③在保證效益最大化總目標的前提下,做到采購計劃與財務計劃的統一,實現財務對采購的有效監管。

3、完善采購組織建設,構建采購成本控制的組織保障體系

(1)加強生產、財務、倉管、采購等部門的聯系,建立采購需求的聯動機制。

①生產計劃是編制物資采購計劃的重要依據,因此生產部門要緊緊圍繞生產運作計劃對生產諸要素進行反復綜合平衡,從時間和空間上安排與需求有關的品種、數量、速度、時間、庫存水平等指標。②倉管部門要積極協調存儲與采購的矛盾關系,確保合理庫存水平,全面核算倉儲成本,有效規避缺貸損失,為經濟批量的確立提供科學依據。③財務決策部門通過運用現金流分析確定企業的健康程度,規定財務計劃,在充分考慮資金的時間價值兼顧風險和報酬基礎上,應對采購計劃設定一個資金預算目標,并力求二者高度統一。④采購部門將企業的生產計劃、合理的庫存水平、資金的現金流量配合有效結合起來,通過綜合分析制定出采購計劃和經濟訂購批量,實施采購。盟

(2)在采購部門內部建立有分工有合作、既能緊密銜接、又能相互制約的內部運行機制。①嚴格崗位責任制、明確工作職責和任務,通過落實采購人員月度績效評估制度,有效激勵采購人員的工作積極性,實現責、權、利完美的統一。②將采購、驗收、結算等職能劃分不同部門執行,建立決策層、管理層、現場層梯級樹狀管理模式,形成層層相連、上下銜接、左右協調管理體系。③建立由采購員、業務經理、中心領導組成的集體討論決策制,實現隱蔽的權力公開化、集中的權力分散化,確保物資采購相互制約、相互監督,公開、透明。

(3)建立采購工作監督、評價與服務機制。在采購部門外部組建由使用單位、財務、法律、審計監察部門和企業領導組成的采購工作領導小組,對采購方式、采購過程、采購結果進行監督,檢查采購部門對有關采購的政策、規章制度和法律法規執行情況,查處違法違規活動,評價采購工作并提出改進意見,不斷加強監督部門對被監督部門的服務意識,促進企業的采購管理工作更上一層樓。

4、合理選擇采購方式,構建采購成本控制的運行體系

(1)采購方式是企業獲取物資、工程、服務的途徑、形式與方法,它決定企業能否有效地組織、控制物品資源、以保證正常生產和經營以及較大利潤空間的實現。那種拘泥于定點采購、或迫于人情采購、或流于隨機采構、委托采購等做法在今天已不適應,企業必須改變其采購方式。

(2)現代化采購方式是指主要依靠現代化科學成果來完成采購過程的一種采購方式,解決了傳統采購方式下難以克服的時間和空間問題,使采購活動更加方便、快捷,提高采購效率,降低采購成本。

①MRP采購。根據主生產計劃、產品結構清單、產品及零部件庫存量,計算出所有零部件、原材料的生產計劃和采購計劃,然后按計劃進行采購。該種采購方式計劃細致、嚴格,市場響應靈敏、采購效率高。

②JIT采購。滿足需求為依據的采購方法,需方根據需要,對供應商下達訂貨指令,供應商在指定的時間、將指定商品按品種、數量要求送到指定的地點。該種采購方式是一種直接面向需求的采購模式,既做到了靈敏的響應并滿足用戶需求,又使得用戶的庫存量最小。

③供應鏈采購。是一種供應鏈機制下的采購模式,采購不再僅是采購者操作,供應商的力量在加大,形成了所謂的供應商管理用戶庫存(VMI)。這種方法既能保證滿足用戶要求,又能使物資庫存量最小、浪費最小。

④電子商務即網上采購。是由采購人員通過上網,尋找供應商和所需品種,在網上洽談貿易,訂貸甚至支付貸款,然后經過送貨進貸環節,完成全部采購活動。此種采購方式利于優化企業管理資源,從為庫存采購轉變為為訂單而采購,有效地進行了采購流程再造,降低了企業庫存,易于使采購雙方形成戰略伙伴關系。

5、與供應商建立合作伙伴關系,構建采購成本控制的風險防范體系

(1)實行供應商準入制度,制定供應商選擇標準和程序,明確科學規范的評審項目,審查供應商資質和合法有效證件,了解掌握供應商的質量、價格、服務、技術力量、科研水平、應變能力等指標,并在此基礎上進行有目的談判,允許合格供應商準入并建立相應的信息檔案,淘汰不合格供應商。

(2)加強供應商績效考核的組織領導完善制度建設。為避免個人權力太大、主觀成分過多等消極因素影響,成立供應商績效考核小組,建立供應商績效管理制度,科學規范地進行供應商績效考核。

(3)建立供應商綜合評估體系,從品質、價格、服務、成本降低情況、交貨周期、反饋與溝通、履行合同的承諾與能力等多方面進行綜合打分,按得分高低評定ABC等級,實行末位淘汰機制,并將結果反饋給供應商,督促供應商采取相應的措施加以改進。進行動態管理,實現最佳采購環境。

(4)與優秀供應商建立長期、穩定的合作關系,通過實施價格折扣、柔性合同、商譽激勵、信息激勵、淘汰激勵等鼓勵政策,促進供應商提高供應的連續性、改進供貨質量、提升業績,達到“雙贏”共生的目的。

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